Tydbestuur

Tydbestuur is die daad of proses van die beplanning en beheer uitoefen oor die hoeveelheid tyd wat op spesifieke aktiwiteite bestee word, veral om doeltreffendheid, bedrewenheid of produktiwiteit te verhoog.

Dit is 'n meta-aktiwiteit met die doel om die algemene voordele van 'n reeks aktiwiteite binne die spektrum van 'n beperkte hoeveelheid tyd te maksimaliseer.

Tydbestuur kan ondersteun word deur 'n verskeidenheid vaardighede, hulpmiddels en tegnieke wat gebruik word om tyd te bestuur wanneer bepaalde take, projekte en doelwitte uitgevoer word wat moet voldoen aan 'n gestelde datum. Aanvanklik het tydbestuur net betrekking gehad op sake- of werksaktiwiteite, maar mettertyd het die term wyer geword om ook persoonlike aktiwiteite in te sluit. 'n Tydbestuurstelsel is 'n ontwerpte kombinasie van prosesse, hulpmiddels, tegnieke en metodes. Tydbestuur is gewoonlik 'n noodsaaklikheid in enige projekontwikkeling aangesien dit die projek se omvang en wanneer dit voltooi sal wees bepaal.

Die hooftemas wat voortspruit uit die boeke oor tydbestuur sluit die volgende in:

  • Die skep van 'n omgewing wat bevorderlik is vir doeltreffendheid.
  • Die vasstel van prioriteite.
  • Die uitvoer van aktiwiteite na aanleiding van die prioritisering.
  • Die verwante proses om die tyd wat bestee word op nie-prioriteite te verminder.
  • Aansporings om gedrag te verander om seker te maak daar word by spertye gehou.

Tydbestuur word beskou as 'n ondergroep van verskillende konsepte soos:

  • Projekbestuur: Tydbestuur kan beskou word as 'n projekbestuurondergroep en staan algemeen bekend as projekbeplanning en projekskedulering. Tydbestuur word ook beskou as een van die kernfunksies van projekbestuur.[1]
  • Aandagbestuur: Aandagbestuur hou verband met die bestuur van kognitiewe hulpbronne, en veral die tyd wat mense hulle verstand toewys om sekere aktiwiteite uit te voer.

Organisatoriese tydbestuur is die wetenskap om vermorste tyd in organisasies te identifiseer, beoordeel en te verminder. Organisatoriese tydbestuur identifiseer, doen verslag oor en bepaal die finansiële waardes van volhoubare tyd, vermorste tyd en produktiewe tyd binne 'n organisasie en ontwikkel 'n sakemodel om vermorste tyd in produktiewe tyd te omskep deur die finansiering van produkte, dienste of inisiatiewe teen 'n positiewe opbrengs op belegging.

Metodes

[wysig | wysig bron]

ABC-ontleding

[wysig | wysig bron]

'n Tegniek wat al lank in sakebestuur gebruik word, is die kategorisering van groot stukke data in groepe. Hierdie groepe word dikwels A, B en C gemerk – vandaar die naam. Aktiwiteite word volgens hierdie algemene maatstawwe in volgorde geplaas:

  • A – Take wat beskou word as dringend of belangrik.
  • B – Take wat belangrik is, maar nie dringend nie.
  • C – Take wat nie bealngrik is nie (ongeag of dit dringend is of nie).

Elke groep word dan volgens prioriteit gerangskik. Om die prioretisering nog verder te verfyn, verkies party mense om alle B-items as óf A óf B te rangskik. ABC-ontledings kan meer as drie groepe bevat.[2]

ABC-ontledings word dikwels saam met Pareto-ontledings gebruik.[verwysing benodig]

Pareto-ontledings

[wysig | wysig bron]

Dit is die beginsel dat 80% van take in 20% van die tyd afgehandel kan word. Die oorblywende 20% van die take sal 80% van die tyd opneem/ Hierdie beginsel word gebruik om take in twee dele te verdeel. Volgens die Pareto-ontleding word aanbeveel dat take wat in die eerste kategorie val 'n hoër prioriteit moet kry.

Die 80-20-reël kan ook gebruik word om produktiwiteit te verhoog: Die veronderstelling is dat 80% van die produktiwiteit verkry kan word deur 20% van die take te doen. Net so kan 80% van die resultate toegeskryf word aan 20% van die aktiwiteite.[3] As produktiwiteit die doel is van tydbestuur, sal hierdie take 'n hoër prioriteit moet kry.[4]

Dit hang af van die metode wat gebruik word om die taak af te handel. Daar is altyd 'n eenvoudiger en makliker manier om die taak af te handel. As mens 'n ingewikkelde manier gebruik, sal dit tydrowend wees. 'n Mens moet dus altyd na alternatiewe maniere soek om 'n taak af te handel.

Die Eisenhower-metode

[wysig | wysig bron]
'n Basiese "Eisenhower-vierkant" wat help om te besluit wat is dringend en wat is belangrik.

Die Eisenhower-metode kom van 'n aanhaling van Dwight D. Eisenhower: "Ek het twee soorte probleme: die wat dringend is en die wat belangrik is. Die wat dringend is, is nie belangrik nie, en die wat belangrik is, is nooit dringend nie."[5][6]

Deur die Eisenhower-besluitbeginsel te gebruik word take geëvalueer deur die maatstawwe belangrik/nie belangrik en dringend/nie dringend te gebruik,[7][8] en dit dan te plaas in die kwadrante in 'n Eisenhower-vierkant.[9] Take word dan as volg benader:

Take in die

  1. Belangrik/dringend-kwadrant word onmiddellik en self gedoen,[10] bv. 'n krisis, spertye, probleme.[9]
  2. Belangrik/nie dringend-kwadrant kry 'n datum wanneer dit afgehandel moet wees en word self gedoen,[10] bv. verhoudings, beplanning, vermaak.[9]
  3. Onbelangrik/dringend-kwadrant word gedelegeer,[10] bv. onderbrinkings, vergaderings, aktiwiteite.[9]
  4. Onbelangrik/nie dringend word nie gedoen nie,[10] bv. tydmorsers, aangename aktiwiteite, onbenullighede.[9]

Die VSA-president Dwight D. Eisenhower het glo dié metode gebruik.[10]

Domino-reaksiemetode

[wysig | wysig bron]

Dit is 'n meta-aktiwiteit met die doel om die algemene voordele van 'n reeks aktiwiteite binne spektrum van 'n beperkte hoeveelheid tyd te maksimaliseer.

Dit is die beginsel dat daar aksies is waarin jy een keer belê en wat mettertyd op verskillende maniere vrugte dra. Deur 'n boek te skryf is so 'n daad, omdat dit een keer die moeite verg, en sodra jy klaar is, hou dit aan om aan jou voordele te gee.[11]

POSEC-metode

[wysig | wysig bron]

POSEC is 'n akroniem vir Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing. (Prioritiseer deur te organiseer, vereenvoudig, verminder en by te dra) Die metode benadruk die gemiddelde individu se onmiddellike gevoel van emosionele en finansiële sekuriteit. Dit gee te kenne dat deur eers aandag te gee aan jou eie verantwoordelikhede, is 'n individu in staat om kollektiewe verantwoordelikhede te aanvaar.

Gepaardgaande met die akroniem is 'n hiërargie van selfverwesenliking, wat Abraham Maslow se hiërargie van behoeftes weerspieël:

  1. Prioritize – Prioritiseer en omskryf jou lewe deur doelwitte.
  2. Organize – Organiseer die dinge wat jy gereeld moet doen om sukses te beheel (familie en geldsake).
  3. Streamline – Vereenvoudig dinge waarvan jy nie hou nie, maar moet doen (werk en los werkies).
  4. Economize – Verminder wat jy moet doen of selfs waarvan jy hou om te doen, maar wat nie werklik dringend is nie (tydverdrywe en sosialisering).
  5. Contribute – Dra by deur aandag te gee aan die oorblywende dinge wat 'n verskil maak (sosiale verpligtinge).

Wanneer een van die dinge op 'n taaklys afgehandel is, word dit afgemerk of 'n streep daardeur getrek.

Die stel van prioriteite en doelwitte

[wysig | wysig bron]

Tydbestuurstrategieë beveel dikwels die stel van persoonlike doelwitte aan. Boeke benadruk temas soos:

  • "Werk in volgorde van prioriteit" - stel doelwitte en prioritiseer.
  • "Stel aantrekkingskragdoelwitte" - wat vanself optrede aantrek.

Hierdie doelwitte word neergeskryf en kan afgebreek word in 'n projek, 'n plan van aksie, of 'n eenvoudige taaklys. Vir individuele take of vir doelwitte kan belangrikheidtellings gegee word, spertye kan bepaal word en prioriteite opgestel word. Hierdie proses lei tot 'n plan met 'n taaklys of 'n skedule of kalender met bedrywighede. Skrywers beveel 'n daaglikse, weeklikse, maandelikse of ander beplanningstydperk aan wat afhang van die omvang van die beplanning. DIt word op verskillende maniere gedoen:

Die hooftemas wat voortspruit uit die boeke oor tydbestuur sluit die volgende in:

  • "Raak georganiseer" - die uitsorteer van papierwerk en take.
  • "Beskerm jou tyd" - deur isolering, afsondering en delegering.
  • "Prestasie deur doelwitbestuur en doelwitfokus" - fokus op motivering.
  • "Herstel van slegte tydgewoontes" - herstel van onderliggende sielkundige probleme soos uitstellery.

Tydlyste word gebruik in selfbestuur, kruidenierslyste, sakebestuur, projekbestuur en sagterwareontwikkeling. Dit kan meer as een lys behels.[12]

Die implementering van doelwitte

[wysig | wysig bron]
'n Om-te-doen-vorm wat op iemand se arm getatoeëer is. Party items is reeds met 'n swart pen ingevul.

Die skrywer Julie Morgenstern beveel die volgende aan:[13][verwysing benodig]

  • Stippel alles uit wat belangrik is deur 'n taaklys op te stel.
  • Skep " 'n oase van tyd" wat jy kan beheer
  • Sê "Nee"
  • Bepaal prioriteite.
  • Moenie alles los nie.
  • Moenie dink 'n kritieke taak sal in jou vrye tyd gedoen word nie.[14]

Verwyder nie-prioriteite

[wysig | wysig bron]

Tydbestuur behels ook om take te verwyder wat nie waarde toevoeg aan die individu of die organisasie nie.

Volgens Sandberg[15] is taaklyste "nie die sleutel tot produktiwiteit soos wat almal dink nie". Hy beweer nagenoeg "30% van lysmakers bestee meer tyd om hul lyste by te hou as om dit te doen wat op hulle is".

Hendrickson sê[16] om streng te hou by taaklyste kan " 'n tirannie van die om-te-doen-lys" skep wat jou dwing om "tyd te mors op onbelangrike aktiwiteite".

Sien ook

[wysig | wysig bron]

Verwysings

[wysig | wysig bron]
  1. ↑ Project Management Institute (2004).
  2. ↑ Lakein, Alan (1973).
  3. ↑ http://www.forbes.com/sites/kevinkruse/2016/03/07/80-20-rule/#17a3ab331eb5
  4. ↑ The 4-Hour Workweek, Timothy Ferris, Crown Publishing Group 2007
  5. ↑ Dwight D. Eisenhower (19 Augustus 1954), Address at the Second Assembly of the World Council of Churches Geargiveer 2 April 2015 op Wayback Machine, Evanston, Illinois. (URL besoek op 31 Maart 2015).
  6. ↑ Agtergrond oor die aanhaling van Eisenhower is te rky in: Garson O’Toole (9 Mei 2014), Category Archives: Dwight D. Eisenhower, Quote Investigator. (URL besoek op 31 Maart 2015).
  7. ↑ Fowler, Nina (5 September 2012).
  8. ↑ Drake Baer (April 10, 2014), "Dwight Eisenhower Nailed A Major Insight About Productivity", Business Insider, (URL besoek op 31 Maart 2015)
  9. ↑ 9,0 9,1 9,2 9,3 9,4 McKay; Brett; Kate (23 Oktober 2013).
  10. ↑ 10,0 10,1 10,2 10,3 10,4 http://www.fluent-time-management.com/eisenhower-method.html
  11. ↑ 24/8 – The Secret for being Mega-Effective by Achieving More in Less Time by Amit Offir
  12. ↑ Change Your Brain Change Your Life: The Breakthrough Program for Conquering Anxiety, Depression, Obsessiveness, Anger, and Impulsiveness 1998
  13. ↑ Change Your Brain Change Your Life: The Breakthrough Program for Conquering Anxiety, Depression, Obsessiveness, Anger, and Impulsiveness 1998
  14. ↑ Morgenstern, Julie (2004).
  15. ↑ Sandberg, Jared (2004-09-08).
  16. ↑ Hendrickson, Elisabeth.

Bronnelys

[wysig | wysig bron]
  • Allen, David (2001). Getting things done: the Art of Stress-Free Productivity. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
  • Fiore, Neil A (2006). The Now Habit: A Strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt- Free Play. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
  • Le Blanc, Raymond (2008). Achieving Objectives Made Easy! Practical goal setting tools & proven time management techniques. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 90-79397-03-2.
  • Secunda, Al (1999). The 15 second principle : short, simple steps to achieving long-term goals. New York: New York : Berkley Books. p. 157. ISBN 0-425-16505-1.

Eksterne skakels

[wysig | wysig bron]