Δομή Ανάλυσης Εργασιών

Η Δομή Ανάλυσης Εργασιών (αγγλικά: Work Breakdown Structure ή εν συντομία WBS) αποτελεί βασικό εργαλείο της Διαχείρισης Έργων και σχηματίζεται κατά τη φάση Σχεδιασμού ενός έργου. Σύμφωνα με το PMBOK Guide, το WBS είναι «μια προσανατολισμένη σε παραδοτέα ιεραρχική ανάλυση της εργασίας που πρέπει να εκτελεστεί από την ομάδα έργου έτσι ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι του έργου και να παραχθούν τα απαιτούμενα παραδοτέα, με κάθε χαμηλότερο επίπεδο του ΔΑΕ να αντιπροσωπεύει έναν όλο και λεπτομερέστερο ορισμό της απαιτούμενης εργασίας». Ο βασικός στόχος μιας ΔΑΕ είναι η αποτύπωση του σχεδίου δράσης του έργου, βάσει ενός διαγράμματος διακλάδωσης, όπου αναλύεται το έργο σε μικρότερα συστατικά μέρη, τα οποία ονομάζονται Δραστηριότητες (Tasks).

Η Δραστηριότητα είναι το χαμηλότερο επίπεδο ανάλυσης σε ένα έργο. Συνήθως ομαδοποιείται σε Πακέτα Εργασίας (Work Packages) τα οποία με τη σειρά τους ομαδοποιούνται σε Φάσεις (Phases) του έργου. Η Δομή Ανάλυσης Εργασιών αποτελεί θεμέλιο του έργου, δεδομένου ότι με τη σύνταξη της αποτελεί:

βασικό επίπεδο συμφωνίας για τους στόχους του έργου
μια βάση για την εκκίνηση σχεδιασμού, προγραμματισμό, κοστολόγησης και προγραμματισμού πόρων
μια ταξινομημένη δομή των πακέτων εργασίας, προς χρήση από την ομάδα έργου
ένα εργαλείο επικοινωνίας μεταξύ των εμπλεκομένων μερών που επηρεάζουν ή επηρεάζονται από το αποτέλεσμα του έργου.

Ιστορική Αναδρομή

Η Δομής Ανάλυσης Εργασιών πρωτοεμφανίστηκε στο Υπουργείο Άμυνας των Ηνωμένων Πολιτειών, στα πλαίσια του προγράμματος PERT (Program Evaluation and Review Technique, Εξέλιξη Προγράμματος και Τεχνική Αναθεώρησης). Ειδικότερα, η εμφάνιση του έγινε το 1957 σε μελέτη του Αμερικανικού Ναυτικού, προς υποστήριξη του βαλλιστικού προγράμματος "Polaris". Αν και ο όρος Δομή Ανάλυσης Εργασιών δεν αναφέρθηκε αυτολεξί, παρουσιάστηκε για πρώτη φορά η οργάνωση δραστηριοτήτων (tasks) σε δενδροειδή προϊοντοκεντρική κατηγοριοποίηση. Εν συνεχεία, η Αμερικανική Διαστημική Υπηρεσία (NASA) δημοσίευσε το 1962 τη μελέτη PERT/COST, στην οποία έγινε εκτενή αναφορά στον όρο Work Breakdown Structure, καθώς και στις δομικές κατασκευαστικές πρακτικές που προτείνονται. Το Υπουργείο Άμυνας των Ηνωμένων Πολιτειών εξέδωσε περαιτέρω οδηγίες με τη μελέτη του 1968 Work Breakdown Structure for Defense Material Items" (MIL-STD-881), με την τελευταία καταγεγραμμένη αναθεώρηση το 2018. Το 1987 ο παγκόσμιος φορέας Διαχείρισης Έργων "Project Management Institute" (PMI) κατέγραψε την επέκταση των τεχνικών WBS στο προτεινόμενο πλαίσιο Διαχείρισης Έργων και από Οργανισμούς που δεν έχουν αντικείμενο τα Αμυντικά Συστήματα, συμβάλλοντας στην ευρεία διάδοσή τους στη μορφή που είναι σήμερα γνωστή.

Σχεδιαστικοί Προσανατολισμοί

Μια Δομή Ανάλυσης Εργασιών μπορεί να σχηματιστεί με βάση έναν από τους παρακάτω σχεδιαστικούς προσανατολισμούς

Σχεδιασμός με βάση τα παραδοτέα/ουσιαστικά (deliverable/noun-oriented): αναλύει τη δουλειά του έργου σε συστατικά (υλικά ή λειτουργικά). Κάθε στοιχείο της δομής εκφράζεται σαν ουσιαστικό (π.χ. σύστημα, υποσύστημα, λογισμικό, κ.ο.κ) και είναι επίσης γνωστή και ως δομή ανάλυσης προϊόντων (product breakdown structure ή PBS)
Σχεδιασμός με βάση τις εργασίες/ρήματα (task/verb-oriented): περιλαμβάνει τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν ώστε να ολοκληρωθεί το έργο. Κάθε στοιχείο της δομής ξεκινάει συνήθως με ρήμα (ανέλυσε, σχεδίασε, ανάπτυξε) ή μια φράση που να δηλώνει ενέργεια.
Σχεδιασμός με βάση το χρόνο (time-phased): συνήθως επιλέγεται σε έργα με μακράς διάρκειας και αναλύει το έργο σε μεγάλες φάσεις αντί για εργασίες. ΜΙα τεχνική που υιοθετείται σε αυτή την περίπτωση είναι η προσέγγιση τύπου γυριστού κύματος και γίνεται αναλυτικός σχεδιασμός μόνον για τις φάσεις του άμεσου μέλλοντος. Σημειώνεται πως οι φάσεις συνήθως δεν επικαλύπτονται χρονικά.

Μέθοδοι Δημιουργίας

Εφόσον έχει επιλεγεί ο κανόνας βάσει του οποίου θα σχηματιστεί η Δομή Ανάλυσης Εργασιών (βάσει παραδοτέων, βάσει εργασιών ή βάσει χρόνου), κατόπιν επιλέγεται μια εκ των παρακάτω μεθόδων δημιουργίας:

"Από πάνω προς τα κάτω" , όπου ξεκινάμε από τις γενικότερες εργασίες προς τις ειδικότερες. Κατά αυτό τον τρόπο, τοποθετούνται στο άνω μέρος τα προσδοκέμενα αποτελέσματα, και ορίζονται εν συνεχεία από κάτω οι εργασίες που απαιτούνται προκειμένου να επιτευχθούν αυτά τα αποτελέσματα. Αποτελεί την πλέον σύνηθες μέθοδος που ακολουθείται, αποσυνθέτοντας τα αποτελέσματα στις εργασίες που θα λάβουν χώρα.
"Από κάτω προς τα επάνω", όπου με βάσει αυτή την προσέγγιση ο σχεδιασμός ξεκινά με το άνω μέρος να περιλαμβάνει τις επιμέρους εργασίας, οι οποίες σχηματίζουν τα προσδοκώμενα αποτελέσματα προς τα κάτω, συνθέτοντας κατά αυτό τον τρόπο τη λύση.

Ο κανόνας του 100%

Η βάση στην οποία στηρίζεται η λογική σχεδιασμού μιας Δομής Ανάλυσης Εργασιών, είναι ο κανόνας του 100%. Σύμφωνα με τον κανόνα 100% ("Αθροισμα των παιδιών = γονέας"), το σύνολο των εργασιών στο επίπεδο "παιδί" θα πρεπει να αποτυπώνει το 100% της εργασίας που παρουσιάζεται στο επίπεδο "γονέας". Ως εκ τούτου, μια Δομή Ανάλυσης Εργασιών λογίζεται ως σωστή, όταν σε αυτή απεικονίζεται ακριβώς η δουλειά που πρέπει να επιτελεστεί σε ένα έργο και μόνον αυτή, ούτε περισσότερο ούτε λιγότερο.

Ο κανόνας 8-80

Εξίσου σημαντικός με τον κανόνα 100%, είναι ο κανόνας 8-80 ως βέλτιστη πρακτική που προτείνεται στους διαχειριστές και ομάδες έργου. Σύμφωνα με τον κανόνα 8-80, το μικρότερο Πακέτο Εργασίας προτείνεται να απαιτεί κατ' ελάχιστο 8 ώρες, ενώ ως μέγιστη διάρκεια θα πρέπει να έχει λιγότερες από 80 ώρες για να ολοκληρωθεί. Ιδανικά, στόχος του σχεδιασμού έργου αποτελεί ο σχηματισμών πακέτων εργασίας και δραστηριότητες, που επιμερίζουν το δυνατόν ισόποσα την απαιτούμενη ανθρωπο-προσπάθεια.

Ενδεικτικό Παράδειγμα

Παρακάτω παρουσιάζεται ένα ενδεικτικό παράδειγμα Δομής Ανάλυσης Εργασιών, σε έργο που έχει ως στόχο τη δημιουργία ιστοσελίδας για την αναφορά προβλημάτων Hardware/ Software σε έναν οργανισμό, με τη μέθοδο "από πάνω προς τα κάτω".

Π1 Μελέτη υπάρχοντος Συστήματος Αναφοράς Βλαβών SW/HW
- Δ1.1 Αποτύπωση υπάρχουσας διαδικασίας
- Δ1.2 Αποτίμηση αποδοτικότητας της ανάδρασης του υπάρχοντος συστήματος
Π2. Έρευνα έτοιμων λύσεων ticketing
- Δ2.1 Έρευνα έτοιμων λύσεων και επιλογή βέλτιστης.
Π3. Χαρτογράφηση αιθουσών
- Δ3.1 Καταγραφή υπολογιστών των αιθουσών εργαστηρίων
Π4. Δημιουργία ιστοσελίδας
- 1 Σχεδίαση Ιστοσελίδας
- Δ4.2 Σύνδεση της διεπαφής ticketing με υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (SMTP)
- Δ4.3 Δοκιμή της ιστοσελίδας
Π5. Προώθηση της ιστοσελίδας
- Δ5.1 Παραγωγή προωθητικού υλικού
- Δ5.2 Προώθηση με χρήση ηλεκτρονικών μέσων
- Δ5.3 Προώθηση με χρήση συμβατικών μέσων
- Δ5.4 Αξιολόγηση επισκεψιμότητας ιστοσελίδας
Π6. Επίσημη κυκλοφορία Ιστοσελίδας
- Δ6.1 Πιλοτικής χρήση της ιστοσελίδας
- Δ6.2 Τελική αναθεώρηση ιστοσελίδας
Π7. Διαχείριση έργου
- Δ7. 1 Τεχνικός συντονισμός
- Δ7.2 ‘Έλεγχος ποιότητας
- Δ7.3 Διοικητική διαχείριση έργου