نگهداری داده سیاست های داده ی پایدار و مدیریت مستندات را برای برآوردن الزامات بایگانی داده های قانونی و تجاری تعریف می کند. اگرچه گاهی اوقات قابل تعویض است، اما نباید با قانون حفاظت از داده 1998 اشتباه گرفته شود. سیاست‌های مختلف نگهداری داده‌ها به مسائل حقوقی و حفظ حریم خصوصی مربوط می‌شود و نیاز به دانستن برای تعیین زمان نگهداری، قوانین بایگانی، قالب‌های داده، و ابزار مجاز ذخیره‌سازی، دسترسی و رمزگذاری است.[۱]
در حوزه مخابرات، «نگهداری داده» عموماً به ذخیره سوابق جزئیات تماس ( به انگلیسی CDRs) مکالمه راه دور و ترافیک اینترنت و داده‌های تراکنش (به انگلیسی IPDR) توسط دولت‌ها و سازمان‌های تجاری اشاره دارد.[۲] در مورد نگهداری داده‌های دولتی، داده‌هایی که ذخیره می‌شوند معمولاً از تماس‌های تلفنی برقرار و دریافت شده، ایمیل‌های ارسال و دریافت شده و وب‌سایت‌های بازدید شده است. داده های مربوط به موقعیت نیز جمع آوری می شوند.
هدف اصلی در حفظ اطلاعات دولتی، تجزیه و تحلیل ترافیک و نظارت گسترده است. با تجزیه و تحلیل داده های حفظ شده، دولت ها می توانند مکان افراد، همکاران یک فرد و اعضای یک گروه مانند مخالفان سیاسی را شناسایی کنند. بسته به قانون اساسی و قوانین هر کشور، این فعالیت ها ممکن است قانونی باشند یا نباشند. در بسیاری از حوزه‌های قضایی، دسترسی به این پایگاه‌های اطلاعاتی ممکن است توسط یک دولت با نظارت کم یا بدون نظارت قضایی انجام شود.[۳][۴]
در زمینه ی نگهداری داده های تجاری، داده های حفظ شده معمولاً در تراکنش ها و وب سایت های بازدید شده خواهند بود.
حفظ داده همچنین داده های جمع آوری شده توسط سایر ابزارها (مانند سیستم های تشخیص خودکار شماره پلاک) و نگهداری شده توسط دولت و سازمان های تجاری را نیز پوشش می دهد.
سیاست حفظ داده ها یک پروتکل شناخته شده و اثبات شده در یک سازمان برای حفظ اطلاعات برای استفاده عملیاتی در عین حصول اطمینان از پایبندی به قوانین و مقررات مربوط به آنها است. اهداف سیاست حفظ داده‌ها نگهداری اطلاعات مهم برای استفاده یا مرجع آینده، سازمان‌دهی اطلاعات به گونه‌ای است که بتوان آنها را جستجو کرد و در آینده به آنها دسترسی پیدا کرد و اطلاعاتی را که دیگر مورد نیاز نیست از بین برد.[۵]
سیاست های نگهداری داده ها در یک سازمان مجموعه ای از دستورالعمل ها هستند که توضیح می دهند کدام داده ها بایگانی می شوند، چه مدت نگهداری می شوند، چه اتفاقی برای داده ها در پایان دوره نگهداری می افتد (پس از بایگانی یا از بین بردن) و سایر عوامل مربوط به نگهداری از داده ها.[۶]
بخشی از هر سیاست موثر حفظ داده، حذف دائمی داده های حفظ شده است. دستیابی به حذف ایمن داده ها با رمزگذاری داده ها در هنگام ذخیره و سپس حذف کلید رمزگذاری پس از یک دوره نگهداری مشخص. بنابراین، به طور موثر شی داده و کپی های آن ذخیره شده در مکان های آنلاین و آفلاین را حذف می کند.
1.Jun Li; Singhal, Sharad; Swaminathan, Ram; Karp, Alan H. (2011). "Managing data retention policies at scale". 12th IFIP/IEEE International Symposium on Integrated Network Management (IM 2011) and Workshops. pp. 57–64 doi:10.1109/INM.2011.5990674. ISBN 978-1-4244-9219-0.
2.Khan, Nusratullah; Akram, Muhammad Usman; Shah, Asadullah; Alghamdi, Norah Saleh; Khan, Shoab Ahmed (2021). "Capturing the real customer experience based on the parameters in the call detail records". Multimedia Tools and Applications. 80 (18): 28439–28461. doi:10.1007/s11042-021-10897-x. S2CID 236256590.
3.Breyer, Patrick (2005). "Telecommunications data retention and human rights: the compatibility of blanket traffic data retention with the ECHR". European Law Journal. 11 (3): 365–375. doi:10.1111/j.1468-0386.2005.00264.x. ProQuest 38153285 – via ProQuest.
4.Munir, Abu Bakar; Situ Hajar Mohd Yasin (Summer 2004). "Retention of communications data: a bumpy road ahead". John Marshall Journal of Computer & Information Law. 22 (4).
5.Rouse, Margaret. "Data retention policy". TechTarget. Archived from the original on 26 August 2019. Retrieved 30 October 2014.
6.Rouse, Margaret. "Data retention". TechTarget. Archived from the original on 22 May 2019. Retrieved 30 October 2014.
7. Li, J; Singhal, S; Swaminathan, R; Karp, AH (19 October 2012). "Managing Data Retention Policies at Scale". IEEE Transactions on Network and Service Management. 9 : 393–406. doi:10.1109/TNSM.2012.101612.110203.
8. "Australia passes controversial new metadata law". BBC News. 26 March 2015. Archived from the original on 1 May 2019. Retrieved 28 March 2015.
9. Scott, Elise (27 March 2015). "Metadata laws pass parliament". 7 News. Australian Associated Press. Archived from the original on 8 April 2015. Retrieved 28 March 2015.
10. Knott, Matthew (30 October 2014). "Malcolm Turnbull introduces legislation for metadata retention scheme". The Sydney Morning Herald. Archived from the original on 10 February 2021. Retrieved 14 November 2014.