Asiakirjahallinta on asiakirjatiedon suunnitelmalliseen tuottamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen kohdentuvaa toimintaa, jota toteutetaan sekä organisaatiokontekstissa että arkistoinstituutioissa. [1] Asiakirjahallinnan tarkoituksena on varmistaa autenttisten, luotettavien, todistusvoimaisten ja käyttökelpoisten asiakirjojen tuottaminen ja säilyttäminen. [2]
Suomessa asiakirjahallinnalla tarkoitetaan sekä asiakirjahallintoa että arkistotoimea. Suomalaisessa asiakirjahallinnassa asiakirjojen elinkaaren hallinta on aina ollut jatkumo, joten asiakirjahallinto ja arkistotoimi linkittyvät tiiviisti yhteen [3], toisin kuin monissa muissa maissa (Yhdysvallat, Saksa, Ranska, Englanti), missä organisaatioiden (myös julkishallinnon) asiakirjahallinto toimii aina erillään valtionarkiston hoitamasta arkistotoimesta. Näissä maissa tehdään selvä terminologinen ero ajankohtaisasiakirjojen ja asiakirjahallinnon (Records management) sekä historiallisten asiakirjojen ja arkistotoimen (Archive) välillä. [2]
Asiakirjahallinnalla tarkoitetaan asiakirjojen hallintaprosesseja ja -toimenpiteitä asiakirjan elinkaaren eri vaiheissa, riippumatta siitä, kuka prosessit ja toimenpiteet suorittaa.[4] Asiakirjahallinnan voi näin ollen ymmärtää myös asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yläkäsitteeksi.
Asiakirjahallinnolla tarkoitetaan hallinnon osa-aluetta, joka vastaa asiakirjojen hallintaprosessien ohjauksesta ja valvonnasta asiakirjoja tuottavassa organisaatiossa. Se on organisaation tukitoiminto, jonka avulla hallitaan asiakirjatietoa. [4]
Arkistotoimen tehtävänä on ohjata arkistonmuodostusta. Tavoitteena on arkiston (asiakirjakokonaisuuden) muodostuminen osana arkistonmuodostajan jokapäiväistä toimintaa niin, että se ei edellytä jälkikäteistä seulontaa ja järjestämistä. [5]
Provenienssiperiaate on arkistotieteen ja arkistoteorian keskeinen periaate. Periaate syntyi 1800-luvulla Ranskassa ja levisi ympäri Eurooppaa. Se omaksuttiin yleisesti käyttöön 1800-luvun jälkipuoliskolla. Provenienssiperiaatetta ryhdyttiin pitämään ainoana oikeana perustana asiakirjojen järjestämiseen. [2]
Provenienssiperiaatteella on kaksi osaa, ulkoinen ja sisäinen ulottuvuus. Ulkoisen periaatteen (respect des fonds) mukaan yksittäisen arkistonmuodostajan (esim. Turun Hovioikeus [6]) asiakirjat säilytetään toiminnan tuottamina, omina kokonaisuuksinaan sekoittamatta niitä muiden arkistojen asiakirjoihin. Sisäisen (struktuuri-) periaatteen mukaan myös asiakirjojen alkuperäinen järjestys arkistokokonaisuuden sisällä säilytetään. [5]
Asiakirjahallinnan metodeissa ja käytännöissä ovat edelleen käytössä provenienssiperiaatteen elementit, vaikka mm. tietotekniikan läpimurto on tehnyt työstä aikaisempaa käsitteellisempää. Käsitteet ovat muuttuneet siten, että digitaalisessa asiakirjahallinnassa provenienssin asemesta puhutaan usein, samaa tarkoittaen, kontekstista ja kontekstuaalisuudesta. [7]
Suomessa asiakirjahallinnan lähtökohtana on elinkaariajattelu eli ajatus siitä, että yksittäisen asiakirjan elinkaaren vaiheet – laatiminen tai saapuminen, arkistointi, säilyttäminen ja hävittäminen – muodostavat kokonaisuuden. [5] Näitä vaiheita asiakirjan elinkaaren alusta loppuun tulisi hallita suunnitelmallisesti. Suomessa asiakirjahallinto- ja arkistonhallintaprosessit siis yhdistyvät. [2]
Elinkaariajattelu voidaan mallintaa esimerkiksi jatkumomalliksi. Upwardin jatkumomallin (Records Continuum Model) mukaan asiakirjan laatiminen, talteenotto, organisointi ja uudelleenkäyttö ovat saman jatkuvan prosessin eri osia. [8] Suomessa elinkaariajattelu perustuu jatkumomalliin. [5]
Asiakirjahallinnan tulisi myös olla osa organisaation toimintaa. [2] Suomessa julkishallinnon viranomaisten asiakirjahallintaa ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla (AMS), jotka ovat olennainen osa elinkaariajattelua.
Elinkaariajatteluun liittyvät arvonmääritys ja seulonta eli ne toimenpiteet, jotka tähtäävät asiakirjatietojen määrän vähentämiseen. [9] Asiakirjojen määrät ovat voimakkaasti kasvaneet, ja asiakirjahallinnan tehtävänä on arvioida, mitkä asiakirjat säilytetään ja mitkä hävitetään. Arvonmäärityksessä arvioidaan, millainen arvo kullakin asiakirjalla on toiminnan ja talouden, yksilön, yhteisön ja yhteiskunnan sekä kulttuurin ja tutkimuksen kannalta. Huomioon on siis otettava toisaalta käytännölliset, toisaalta tutkimukselliset ja kulttuuriset näkökulmat. [2] Asiakirjat jaetaan pysyvästi ja määräajaksi säilytettäviin. [9]
Nykyiset arvonmäärityskäytännöt ovat osa elinkaariajattelua: enää arvonmääritystä ei tehdä jälkeenpäin, vaan säilytysarvo määritellään asiakirjan elinkaaren varhaisvaiheessa. [2] Tätä kutsutaan myös ennakkoseulonnaksi. Arkistonmuodostussuunnitelma on keskeinen varhaisen arvonmäärityksen väline. [9]
Arvonmääritys ja seulonta johtavat siihen, että tarpeettomiksi arvioidut asiakirjat hävitetään ja loput säilytetään. [9]
Nykyiset asiakirjojen säilyttämisen haasteet liittyvät pitkälti sähköiseen säilyttämiseen. Säilyttämiseen tarkoitetut laitteistot ja ohjelmistot vanhenevat nopeasti. Erilaisia ratkaisuja ovat esimerkiksi emulointi eli käytöstä poistuneiden laitteistojen ja ohjelmistojen jäljittely sekä migraatio eli tietojen kopioiminen uudelle tallennusvälineelle tai niiden muuntaminen uusien ohjelmistojen ymmärtämään muotoon. [2] Asiakirjatietojen sähköistä käsittelyä ohjaavat Arkistolaitoksen SÄHKE-määräykset. [10]
Paperimuotoisten asiakirjojen säilyttämisessä on huomioitava mm. kosteuden, tulen, palokaasujen, pölyn, ilman epäpuhtauksien, auringonvalon, tuholaisten ja käyttäjien vaikutus. [10] Aineiston säilyvyyttä pyritään turvaamaan konservoinnilla huolehtimalla esimerkiksi oikeanlaisista suojamateriaaleista ja säilytysolosuhteista sekä korjaamalla jo syntyneitä vaurioita. Digitointi puolestaan vähentää alkuperäisen aineiston kulumista. [11]