વ્યાપાર વિશ્લેષણ એક વિદ્યાશાખા છે[૧] જેમાં વ્યાપારની જરૂરિયાત ઓળખવામાં આવે છે અને વ્યાપાર સમસ્યાઓના ઉકેલ નક્કી કરવામાં આવે છે. ઉકેલોમાં ઘણીવાર પ્રણાલી ઘડતર ઘટકનો સમાવેશ થાય છે, પરંતુ તેમાં પ્રક્રિયા સુધારણા, સંસ્થાકીય ફેરફાર અથવા વ્યૂહાત્મક ભાગીદારી અને નીતિ ઘડતરનો પણ સમાવેશ હોઇ શકે છે. જે વ્યક્તિ આ કામગીરી કરે છે તેને વ્યાપાર વિશ્લેષક અથવા બીએ (BA) કહેવાય છે. [૨][૩]
જે બીએ (BA) માત્ર સોફ્ટવેર સિસ્ટમ વિકસાવવા પર કામ કરે છે તેમને આઇટી (IT) વ્યાપાર વિશ્લેષકો, ટેકનિકલ વ્યાપાર વિશ્લેષકો, ઓનલાઇન વ્યાપાર વિશ્લેષકો અથવા સિસ્ટમ વિશ્લેષકો કહી શકાય.
વ્યાપાર વિશ્લેષણ એક વિદ્યાશાખા તરીકે જરૂરિયાત વિશ્લેષણ સાથે ઘણી સામ્યતા ધરાવે છે, ઘણીવાર તેને જરૂરિયાત ઇજનેરી પણ કહેવાય છે, પરંતુ તે વ્યૂહાત્મક લક્ષ્ય હાંસલ કરવા માટે સંસ્થા માટે જરૂરી ફેરફાર ઓળખવા પર ભાર મુકે છે. આ ફેરફારોમાં વ્યૂહરચનાઓ, માળખા, નીતિઓ, પ્રક્રિયાઓ અને માહિતી પ્રણાલીમાં ફેરફારોનો સમાવેશ થાય છે.
વ્યાપાર વિશ્લેષણના ઉદાહરણ નીચે મુજબ છે:
એવી અનેક તકનિકો છે જેનો વ્યાપાર ફેરફારને સરળ બનવતી વખતે વ્યાપાર વિશ્લેષક ઉપયોગ કરશે. તેમાં જરૂરિયાત અંગે માહિતી મેળવવા કાર્યશિબિર સરળતા તકનિકથી લઇને જરૂરિયાતોના વિશ્લેષણ અને આયોજન તકનિક સુધીનો સમાવેશ થાય છે.
આમાંની કેટલીક તકનિક નીચે મુજબ છેઃ
સંસ્થાને અસર કરતા ઘણા વિવિધ બાહ્ય પરિબળોની તપાસ દ્વારા બાહ્ય પર્યાવરણીય વિશ્લેષણ કરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે.
પેસલ (PESTLE)ની છ લાક્ષણિકતા:
તમે જે પરિયોજના પર કામ કરી રહ્યાં છો તે 4માંથી પ્રત્યેક લાક્ષણિકતાને અનુરૂપ છે તે સુનિશ્ચિત કરવા, મોસ્ટ (MOST)ની લાક્ષણિકતા નક્કી કરીને, આંતરિક પર્યાવરણીય વિશ્લેષણ કરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે.
મોસ્ટ (MOST)ની ચાર લાક્ષણિકતાઓ[૪]
ક્ષમતાના ક્ષેત્રો અને જ્યાં મહત્તમ તક પડેલી છે તેવા ક્ષેત્રોમાં પ્રવૃત્તિઓ કેન્દ્રિત કરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે. નબળાઇનું સ્વરૂપ લેતા ખતરાને અને આંતરિક તેમજ બાહ્ય ભયને ઓળખવા માટે તેનો ઉપયોગ થાય છે.
સ્વોટ (SWOT)ની ચાર લાક્ષણિકતાઓ:
વ્યાપાર શું હાંસલ કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યો છે તે અંગે વિચાર પ્રેરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે. વ્યાપારી પાસાઓ વ્યાપાર વિશ્લેષકને સૂચિત ઉકેલ સાથે સંકળાયેલા લોકો પર સૂચિત ઉકેલની અસર ધ્યાનમાં લેવામાં મદદ કરે છે.
કેટવો (CATWOE)ના છ ઘટકો છે[૫]
વિચારો અને વિકલ્પો પેદા કરવા અને તેમનું વિશ્લેષણ કરવા માટે વિચારસત્રમાં તેનો ઘણીવાર ઉપયોગ થાય છે. તે ચોક્કસ પ્રકારના વિચારને પ્રોત્સાહન આપવામાં ઉપયોગી છે અને તે કોઇને "સક્રિય" થવા વિનંતી કરવા માટે સાનુકૂળ અને પ્રતીકાત્મક રસ્તો હોઇ શકે છે. સમયના ભાવમાં વિચાર અને વિશ્લેષણ આપીને તેમાં જૂથને માત્ર ચોક્કસ રીતે વિચારવા મર્યાદિત કરવામાં આવે છે. તેને સિક્સ થિન્કિંગ હેટ્સ તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે.
તમામ રંગ/ભાવનો ઉપયોગ કરવો જરૂરી નથી
એક બનાવમાં ખરેખર શું બની રહ્યું છે તેના મૂળ સુધી પહોંચવા માટે પાંચ કેમનો ઉપયોગ થાય છે. અપાયેલા પ્રત્યેક જવાબને કેમથી વધુ પ્રશ્ન પુછવામાં આવે છે.
યોગ્ય અગ્રતા આપીને જરૂરિયાતોનો અગ્રતાક્રમ નક્કી કરવા, તેની જરૂરિયાતની કાયદેસરતાની તુલનાએ આકારણી કરવા અને અન્ય જરૂરિયાતોની સામે તેની અગ્રતા નક્કી કરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે.
મોસ્કો (MoSCoW) નીચે દર્શાવેલા ઘટકો ધરાવે છે:
જ્યારે અનેક પક્ષો કોઇ એક પ્રણાલીમાં સમાન હિત પરંતુ અલગ અગ્રતા અને અલગ જવાબદારી ધરાવતા હોય તેવી સ્થિતિમાં પ્રણાલી અંગે અલગ મંતવ્યો ધરાવતા પક્ષકારોની ધારણાના વિશ્લેષણ માટે આ તકનિકનો ઉપયોગ થાય છે.
વ્યાપાર વિશ્લેષણનો અવકાશ ઘણો વ્યાપક હોવાથી વ્યાપાર વિશ્લેષકો વ્યાપાર વિશ્લેષણનો અવકાશ રચતી પ્રવૃત્તિઓના ત્રણ જૂથમાંથી એકમાં નિપૂણતા હાંસલ કરવાનું વલણ ધરાવે છે.
ઘણા કિસ્સાઓમાં વિશ્લેષક શબ્દ મોડેથી ગેરમાર્ગે દોરનારો માનવામાં આવ્યો છે કારણકે વિશ્લેષકો (સમસ્યા વિશ્લેષકો) પણ ડિઝાઇનનું કામ (ઉકેલ તૈયાર કરનાર) કરે છે.
વ્યાપાર પ્રક્રિયા સુધારણા (બીપીઆઇ (BPI))માં લાક્ષણિક રીતે છ પગલાં છે:(સંદર્ભ? - આધાર જરૂરી છે)
1. પ્રક્રિયા ટુકડીઓ અને નેતાની પસંદગી
ચોક્કસ પ્રક્રિયા સાથે સંકળાયેલા વિવિધ વિભાગના 2-4 કર્મચારીની બનેલી પ્રક્રિયા ટુકડીઓ રચવામાં આવે છે. પ્રત્યેક ટુકડી, પ્રક્રિયા ટુકડી નેતા પસંદ કરે છે, તે એવી વ્યક્તિ હોય છે જે સંબંધિત પ્રક્રિયા ચલાવવા માટે જવાબદાર છે.
2. પ્રક્રિયા વિશ્લેષણ તાલીમ
પસંદ કરાયેલા પ્રક્રિયા ટુકડી સભ્યોને પ્રક્રિયા વિશ્લેષણ અને દસ્તાવેજીકરણ તકનિકોમાં તાલીમ આપવામાં આવે છે.
3. પ્રક્રિયા વિશ્લેષણ મુલાકાત
પ્રક્રિયા ટુકડીના સભ્યો પ્રક્રિયા પર કામ કરતા લોકો સાથે કેટલીક મુલાકાત યોજે છે. મુલાકાત દરમિયાન, તેઓ પ્રક્રિયા માળખા અને પ્રક્રિયા દેખાવ અંગે માહિતી એકત્ર કરે છે.
4. પ્રક્રિયા દસ્તાવેજીકરણ
મુલાકાતના પરિણામોનો પ્રથમ પ્રક્રિયા નકશો દોરવા ઉપયોગ થાય છે. અગાઉ અસ્તિત્વમાં રહેલા પ્રક્રિયા વર્ણનોની સમીક્ષા થાય છે અને જ્યાં પણ જરૂર પડે ત્યાં તેમને સાંકળવામાં આવે છે. મુલાકાત દરમિયાન ચર્ચાયેલી સંભવિત પ્રક્રિયા સુધારણાનું પ્રક્રિયા નકશાઓમાં સંકલન કરવામાં આવે છે.
5. સમીક્ષા ચક્ર
બાદમાં પ્રક્રિયામાં કામ કરતા કર્મચારીઓ દ્વારા કાચા દસ્તાવેજની સમીક્ષા થાય છે. સંબંધિત તમામ કર્મચારીઓ પાસેથી સમાન મંતવ્ય (માનસિક છબી) હાંસલ કરવા વધારાના સમીક્ષા ચક્રો જરૂરી હોઇ શકે છે. આ તબક્કો પુનરાવર્તન પ્રક્રિયા છે.
6. સમસ્યા વિશ્લેષણ
બાદમાં પ્રક્રિયા નકશા અને પ્રક્રિયા બાબતે એકત્ર કરવામાં આવેલી માહિતીને આધારે પ્રક્રિયા સમસ્યાઓનું ઝીણવટભર્યુ વિશ્લેષણ કરી શકાય છે. પરિયોજનાના આ સમયે, વ્યૂહરચના હિસાબમાંથી પ્રક્રિયા લક્ષ્ય માહિતી ઉપલબ્ધ છે અને પ્રક્રિયા સુધારણા માટે પગલા નક્કી કરવા તેનો ઉપયોગ થાય છે.
અંત, વ્યાપાર વિશ્લેષણ નીચ દર્શાવેલા નિષ્કર્ષ પર આવવા માંગે છે.
આ લક્ષ્યની આકારણી માટેનો એક રસ્તો તમામ પરિયોજનાઓ માટે રોકાણ પર વળતર આંકવાનો છે. તુલના કરવી માનવ સ્વભાવ છે કારણકે આપણે હંમેશા આપણીજાત અથવા આપણા દેખાવની અન્ય સાથ તુલના કરીએ છીએ, પછી ભલેને આપણે કંઇ પણ કરતા હોઇએ. ફોરેસ્ટર રિસર્ચ મુજબ, અમેરિકામાં કસ્ટમ અને આંતરિક રીતે વિકસાવાયેલી સોફ્ટવેર પરિયોજનાઓ પર 100 અબજ ડોલરથી વધુનો ખર્ચ થાય છે. આ તમામ સોફ્ટવેર વિકાસ પરિયોજનાઓ માટે, ગુણાંક મેળવવા પણ મહત્ત્વનું છે અને વ્યાપાર નેતાઓ સૂચિત પરિયોજના અથવા સક્રિય પરિયોજનાની સમાપ્તિ પર વળતરની સતત માંગ કરે છે. જો કે મૂલ્યનું સર્જન અથવા નાશ ક્યાં થયું છે તે ખરેખર સમજ્યા વગર રોકાણ પર વળતરની માંગ કરવીએ ઘોડા આગળ ગાડુ લગાવવા જેવું છે.
પરિયોજનામાં વિલંબ ત્રણ વિવિધ પરિમાણમાં ખર્ચાળ છે:
અનેક પરિયોજનાઓમાં (ખાસ કરીને મોટી પરિયોજનાઓ) પરિયોજના વ્યવસ્થાપક પર પરિયોજનાની સમયસર સમાપ્તિ મોટી જવાબદારી હોય છે. વ્યાપાર વિશ્લેષકનું કામ તે સુનિશ્ચિત કરવાનું છે કે જો પરિયોજના સમયસર પૂર્ણ ના થાય તો સૌથી અગ્રતાવાળી જરૂરિયાતોને પ્રથમ સંતોષવામાં આવે.
વ્યાપાર વિશ્લેષકો તે સુનિશ્ચિત કરવા ઇચ્છે છે કે તેઓ એવી રીતે એપ્લિકેશન તૈયાર કરે કે તે અંતિમ વપરાશકારની જરૂરિયાત સંતોષે. તેઓ યોગ્ય એપ્લિકેશન વ્યાખ્યાયિત કરવા માંગે છે. તેનો અર્થ તે થયો કે તેમણે ગ્રાહકનો પ્રતિભાવ સંભાળપૂર્વક સાંભળીને અને પ્રોગ્રામ લખનાર ટેકનિકલ આર્કિટેક્ટ અને કોડરને જરૂરિયાતોની સ્પષ્ટ યાદી આપીને યોગ્ય જરૂરિયાતનું દસ્તાવેજીકરણ કરવું જોઇએ. જો વ્યાપાર વિશ્લેષક પાસે યોગ્ય જરૂરિયાતો વિશે માહિતી બહાર કઢાવવા માટે મર્યાદિત સાધનો કે કુશળતા હોય તો એવી શક્યતા વધી જાય છે કે તે ઉપયોગમાં નહીં લેવાય તેવી જરૂરિયાતોનું દસ્તાવેજીકરણ કરે અથવા જરૂરિયાતોને ફરીથી લખવી પડે જેને પગલે નીચે દર્શાવેલી ચર્ચા મુજબ ફરીથી કામ કરવું પડે. બિનજરૂરી જરૂરિયાતોના દસ્તાવેજીકરણ પર બગાડવામાં આવેલો સમય વ્યાપાર વિશ્લેષકને અસર કરવા ઉપરાંત તેના બાકીના વિકાસ ચક્રને પણ અસર કરશે. કોડરે આ બિનજરૂરી જરૂરિયાતો એપ્લિકેશન કોડ બનાવવા પડે છે અને ટેસ્ટરે તે સુનિશ્ચિત કરવું પડે છે કે જરૂરી સુવિધાઓ દસ્તાવેજીકરણ અને કોડ કર્યા મુજબ ખરેખર કામ કરે છે. નિષ્ણાતોના અંદાજ મુજબ નવી સોફ્ટવેર એપ્લિકેશનમાં 10 ટકાથી 40 ટકા સુવિધાઓ બિનજરૂરી અથવા વણવપરાયેલી રહે છે. આ વધારાની સુવિધાઓની માત્ર એક તૃત્યાંશ ભાગ જેટલી પણ ઘટાડવામાં આવે તો નોંધપાત્ર પ્રમાણમાં બચત થઇ શકે.
કાર્યક્ષમતા બે રીતે હાંસલ કરી શકાય છેઃ પુનઃકાર્ય ઘટાડીને અને પરિયોજનાની લંબાઇ ટૂંકી કરીને.
પુનઃકાર્ય ઉદ્યોગનો સામાન્ય શીરદર્દ છે કેટલીક સંસ્થાઓમાં તે એટલું સામાન્ય બની ગયું છે કે તે ઘણીવાર પરિયોજના અંદાજપત્ર અને સમય રેખામાં રચાય છે. અપૂર્ણ અથવા ખુટતી જરૂરિયાતોને કારણે સર્જાયેલી ખામીઓ શોધવા પરિયોજનામાં જરૂરી વધારાના કાર્યનો ઉલ્લેખ કરે છે. તે વ્યાખ્યાથી માંડીને કોડિંગ અને ટેસ્ટિંગ સુધીની સમગ્ર સોફ્ટવેર વિકાસ પ્રક્રિયાને અસર કરી શકે છે. જરૂરિયાત અંગેની માહિતી એકત્ર કરવાની અને વ્યાખ્યાની પ્રક્રિયા સંપૂર્ણ બને તે સુનિશ્ચિત કરીને તેમજ આ પ્રક્રિયા સાથે સંકળાયેલા પરિયોજનાના તમામ તકનિકી સભ્યો પ્રારંભિક તબક્કાથી જ સામેલ થાય તે સુનિશ્ચિત કરીને પુનઃકાર્યની જરૂર ઘટાડી શકાય છે.
પરિયોજનાની લંબાઇ ઘટાડીને બે શક્તિશાળી લાભ મેળવી શકાય છે. પરિયોજના ટૂંકાવવાના પ્રત્યેક મહિને પરિયોજના સંસાધનોનો ખર્ચ અન્ય પરિયોજનામાં વાળી શકાય છે. તેનાથી વર્તમાન પરિયોજના પર બચત કરી શકાય છે તેમજ ભાવિ પરિયોજનાઓનો વહેલો પ્રારંભ કરી શકાય છે (આમ આવક ક્ષમતા વધારી શકાય છે).