מערכת ניהול מסמכים

מערכות לניהול מסמכים (Document Management Systems), הן מערכות מבוססות תוכנות מחשב (במקרה של ניהול מסמכים דיגיטליים) המשמשות כדי לעקוב, לנהל ולאחסן מסמכים ולהפחית את כמות הנייר. רוב המערכות מסוגלות לשמור את הרשומה יחד עם הגרסאות השונות שנוצרו או שונו על ידי משתמשים שונים במהלך הזמן (מונח הנקרא "היסטוריית מעקב"). למושג מערכות לניהול מסמכים יש חפיפה מסוימת עם התפיסה של מערכות לניהול תוכן. המושג מתייחס לעיתים קרובות כאל מרכיב של מערכות (ECM) Enterprise Content Management, מערכות הקשורות לניהול נכסים דיגיטליים, Document Imaging, מערכות לניהול תהליכי עבודה ומערכות לניהול רשומות.

היסטוריה

לקראת סוף שנות ה-80 של המאה ה-19 המציא אדווין סייבלס (Edwin Grenville Seibels)^[1] את שיטת התיוק בארונות ומגירות.

בראשית שנות ה-80 של המאה ה-20^[2] החלו ספקים לפתח תוכנות מחשב על מנת לנהל מסמכים מבוססי נייר. מערכות אלו התמודדו עם מסמכי נייר, וכללו לא רק פורמט מסמכים שהודפסו ופורסמו, אלא גם תמונות, צילומים של טביעות אצבעות, ועוד.

מאוחר יותר, החלו לפתח את הסוג השני של המערכות אשר יכלו לנהל מסמכים אלקטרוניים, כלומר, כל המסמכים או הקבצים שנוצרו על המחשבים ובדרך כלל מאוחסנים בכונן המקומי של המשתמשים. במערכות ניהול המסמכים האלקטרונית (EDM) המוקדמות ביותר, הצליחו לנהל מספר מצומצם של סוגי מסמכים ומספר מוגבל של תבניות. רבות ממערכות אלו נודעו בשלב מאוחר יותר כמערכות לניהול מסמכים מכיוון שהם התמקדו בלכידה, אחסון, יצירת אינדקס ואחזור של קובצי תמונה. מערכות EDM המשיכו להתפתח והגיעו לנקודה בה יכלו לנהל קבצים מכל סוג ופורמט ושיכולים להיות מאוחסנים ברשת וברמת אבטחה נאותה, וכן לנהל תהליכי זרימת עבודה ובקרה. 

מערכות אלו אפשרו לארגונים לשמור העתקים של טפסים ומסמכים שהגיעו בפקס כקובצי תמונה, ולאחסן את קובצי התמונה האלו במאגר, לצורכי אבטחה ואחזור מהיר (האחזור נעשה אפשרי מכיוון שהמערכות כבר יכלו לקרוא את הטקסט מתוך המסמך כחלק מתהליך הלכידה, ויצירת האינדקס אפשר את האחזור על ידי מילים בתוך הטקסט עצמו).

בזמן שרבים ממערכות ה EDM אחסנו מסמכים בפורמטים הבסיסיים והנפוצים (וורד, אקסל או PDF), מספר מערכות לניהול מסמכים החלו לאחסן תוכן גם בפורמט HTML. למרות שמדיניות ניהול זו מחייבת הכנסה של התוכן לתוך המערכת - לאחר הכנסת התוכן התוכנה פועלת כמנוע חיפוש כך שמשתמשים יכולים לאחזר מידע נדרש במהירות גדולה יותר. פורמט ה HTML מאפשר לתוכנות מתאימות את היכולות להפעיל חיפוש בטקסט מלא.

רכיבי המערכת

מערכות ניהול מסמכים מספקות בדרך כלל רכיבים (או פונקציות) של אחסון, ניהול גרסאות ומטה-דאטה, כמו גם אבטחה, יצירת אינדקס ויכולות אחזור מתקדמות. להלן תיאור עבור רכיבים אלו:

נושא	תיאור
מטא-דאטה:	המטה-דאטה משויך לכל מסמך או רשומה בודדת במערכת. המטה-דאטה עשוי לכלול את התאריך בו נוצר ואוחסן המסמך במערכת ואת זהות המשתמש שיצר אותו. מערכות DMS מסוגלות גם לייצא נתוני מטה-דאטה מתוך המסמך באופן אוטומטי או לחייב את המשתמש להוסיף פרטי מטה-דאטה בזמן הקטלוג. מערכות מסוימות עושות גם שימוש בטכנולוגיית OCR במסמכים סרוקים על מנת לייצא טקסט מתוך אותם מסמכים. תוצאות ייצוא הטקסט עשויות לסייע למשתמשים לאחזר מסמכים על ידי זיהוי מילות מפתח או לתמוך ביכולת לחיפוש בטקסט מלא. הטקסט שמיוצא מהמסמך יכול להיות מאוחסן כרכיב מטה-דאטה לצד התמונה או בנפרד לה, כמקור לחיפוש באוסף המסמכים.
אינטגרציה	מערכות ניהול מסמכים מנסות (ומצליחות) לשלב את עצמן במערכות תפעוליות אחרות, כך שמשתמשים יכולים לאחזר מסמכים הקיימים ממאגרי מידע אחרים, לבצע שינויים ולשמור את המסמך חזרה במאגר בגרסתו המעודכנת, והכל ללא צורך לבצע יציאה מהמערכת (Log-Out). ההתממשקות נעשית בדרך כלל בסטנדרט פתוח לדוגמה ODMA, LOAP, WebDAV ו- SOP, על מנת לאפשר התממשקות עם מערכות אחרות ולצורך ניהול בקרת איכות ובקרת שליטה פנימית.
לכידה:	תהליך הלכידה מעורב בעיקר בשלב הסריקה והעיבוד של קובצי תמונה מסורק או מדפסות בעלות פונקציות מתאימות. מערכות זיהוי אופטי (OCR) קיימות בדרך כלל עם אינטגרציה לחומרה או תוכנות ייעודיות במטרה להמיר קובצי תמונה דיגיטליים לתוך תוכנות לקריאת טקסט. תוכנות OMR, משתמשות לעיתים בייצוא של ערכים קיימים מתיבות סימון או מכפתורים המודגשים בתוך רשימת הבחירה. תהליך הלכידה עשוי גם להיות מעורב בקבלה וקישור למסמכים אלקטרוניים וקובצי מחשב אחרים.
ולידציה	היכולת לצפות ולעקוב אחר חומרים חשובים במערכת כגון מסמכים שנכשלו בתהליך ההעלאה שלהן, חתימות חסרות ושמות שגויים שיכולים להיות מודפסים על ניירות מסמכים או הדפסות של תמונות. דוגמאות נוספות לתמיכה בוולידציה שיכולות להופיע במערכות אלו הן: חוקיות מספר תעודת הזהות או ח.פ וכדומה.
אינדקס	תהליך המעקב אחר האינדקס של המסמך האלקטרוני במערכת. האינדקס יכול להכיל מעקב בסיסי של מזהה ייחודי לכל מסמך אבל בדרך כלל מספק יכולות מורכבות יותר בדמות מידע על סיווג המסמך, נתוני המטה-דאטה שלו ואף על נתונים הנמצאים בתוכן המסמך. האינדקס נועד לתמוך באחזור המסמך. אחד התחומים הקריטיים לאחזור מידע באופן מהיר הוא יצירת הטופולוגיה של האינדקס.
אחסון	אחסון מסמכים דיגיטליים: אחסון מסמכים דיגיטליים כולל בדרך כלל גם את הניהול שלהם: היכן הם מאוחסנים, לכמה זמן, מהם זמני ההעברה של מסמכים ממדיה אחת לשנייה (ניהול היררכי של האחסון) ובסופו של דבר - ביעור המסמכים.
אחזור	אחזור המסמכים האלקטרוניים ממקום האחסון: על אף שהרעיון של אחזור מסמכים מודפסים פשוט, אחזור בהקשר של מסמכים אלקטרוניים עלול להיות מורכב אך עם זאת רב עוצמה. אחזור בסיסי של מסמכים אישיים יכול להיתמך על ידי האפשרות של המשתמש לציין מזהה ייחודי למסמך או על ידי האינדקס הבסיסי של המערכת (או ללא שאילתת אינדקס) על מנת לאחזר את המסמך. אחזור גמיש יותר מאפשר למשתמשים לציין נתונים חלקיים הקשורים למזהה הייחודי של המסמך ו/או לחלקים במטה-דאטה שלו. אחזור כזה, בדרך כלל יציג רשימה של מסמכים התואמים לביטוי החיפוש של המשתמש. חלק מהמערכות מספקות את היכולת לחיפוש בוליאני הכולל מספר מילות מפתח או קטע מסוים שעשוי להופיע בתוכן המסמך. האחזור של שאילתת חיפוש מסוג זה, נתמכת בדרך כלל על פי אינדוקס קודם של הנתונים או שהביצוע (האחזור) ייקח זמן רב יותר, תלוי בחיפוש בתוכן המסמך ופרטי המטה-דאטה שלו כדי לאחזר רשימה של מסמכים רלוונטיים. ראו גם אחזור מסמכים.
הפצה	מסמכים המוכנים להפצה צריכים להישמר בפורמט שלא ניתן לשנות בקלות. בתחום עריכת הדין למשל, הקובץ המקורי כמעט ולעולם אינו מופץ לצורך כלשהו מלבד לארכיון. אם מסמך אלקטרוני נועד להפצה בסביבה רגולטורית, יש לוודא כי הכלי בו הוא מופץ מאושר ותקף לעניין הוולידציה. באופן דומה, הספק שמפיץ מסמכי איכות אלקטרוניים, צריך לעמוד בדרישות התקן. גישה זו, מספקת בקרה על המסמך השמור במערכת והנועד לצרכים פנימיים, אם איכות השמירה וההגנה נדרשת ברמה גבוהה.
אבטחה	אבטחת מאגר המסמכים חיונית במערכות ניהול מסמכים רבות. רמת הבטחת האיכות הנדרשת למסמכים מסוימים עלולה להיות די מורכבת ותלויה בסוג המסמך. לדוגמה, בארצות הברית, דרישות ארגון הבריאות (HIPAAA), קובע שלמסמכים רפואיים צריכה להיות רמת אבטחה ברמה מסוימת. בחלק ממערכות ניהול המסמכים קיים המודול המתאים, המאפשר למנהל המערכת לתת גישה למסמכים מסוגים מסוימים, אך ורק לקבוצות משתמשים מסוימות או אנשים (משתמשים) ספציפיים בתוך ו/או מחוץ לארגון.
תהליכי עבודה	תהליך עבודה (Work Flow), הוא תהליך מורכב וקיים בחלק ממערכות ניהול המסמכים (כמודול) באופן מובנה. קיימים סוגים שונים של תהליכים. השימוש בתהליכים תלוי בסביבת העבודה שבה מוטמעת מערכת ניהול המסמכים. תהליך עבודה ידני דורש מהמשתמש לצפות בכל מסמך ולהחליט למי להעביר אותו. חוקיות מבוססת תהליכים, מאפשרת למנהל המערכת ליצור כלל המכתיב את התהליך אותו עובר המסמך בתוך הארגון. לדוגמה: חשבוניות, העוברות תהליך אישור במחלקה ואז מועברות למחלקת הנהלת החשבונות. כלל דינמי מאפשר גם לקבוע מכותבים בתוך התהליך עצמו. דוגמה בסיסית לכל תהיה להזין את סכום החשבונית, ובמידה והסכום גבוה מסכום מסוים שנקבע מראש, המסמך יעבור בתהליך שונה בתוך הארגון (אישור כפול וכדומה). תהליך מתקדם יותר מסוגל לנטר תוכן או לבצע התממשקות למערכות חיצוניות כאשר כללים או חוקיות מסוימת מאופשרים.
שיתופיות	נושא השיתופיות צריכה להיות מוטמעת כחלק בלתי נפרד במערכות EDMS. בתצורתה הבסיסית, שיתופיות צריכה לאפשר אחזור ועבודה על מסמכים על ידי משתמשים מורשים. הגישה למשתמשים אחרים צריכה להיות חסומה בזמן שנעשית עבודה על המסמך (מנגנון הנקרא Check-out, Check-In). מסמכי תבנית ופונקציות נלוות מאפשרים שיתופיות ועבודה על מסמכים בזמן אמת ומאפשרים צפייה ועריכה משותפת באותו הזמן. התוצאה של מסמך כזה מקיפה וכוללת את כל התוספות של המשתמשים השונים. סביבת עבודה של שיתופיות בתוך מערכות לניהול מסמכים, כוללת את אחסון הגרסאות השונות של אותו המסמך, כל גרסה לצד המשתמש שביצע את השינוי ומאפשרת ניטור של היסטוריית המסמך.
ניהול גרסאות	ניהול גרסאות הוא תהליך בו ניתן להוציא לעריכה מסמך ממערכת ניהול המסמכים ומאפשר למשתמשים לאחזר גרסאות קודמות ולהמשיך לעבוד על כל אחת מהן בכל נקודת זמן. ניהול גרסאות שימושי עבור מסמכים שמשתנים ואף דורשים שינוי במשך הזמן, אך חיוני לחזור לגרסאות (העתקים) קודמים שלהם.
חיפוש	על ידי חיפוש, ניתן לאחזר מסמכים ותיקיות מבוססי תבנית בשימוש בפורמט מסוים או על ידי חיפוש בטקסט מלא - כלומר - בתוכן המסמך. ניתן לחפש מסמכים על ידי משתנים שונים ותוכנם.
חיפוש מאוחד	ביטוי זה מתייחס ליכולת להרחיב את החיפוש ליותר ממקור מידע אחד או ממספר מערכות DMS בתוך ארגון גלובלי. דוגמה לכך יכולה להיות בסיסי נתונים עבור כל חברה מקומית ושניתן לאחזר מסמך מכל בסיסי הנתונים האלו - באותה השאילתה.
פרסום	פרסום המסמכים מעורב בתהליכי הגהה על ידי עמיתים או ציבור מסוים, רשויות, בתי דפוס ומאשרים אחרים. תיעודיים אלו מבטיחים זהירות וצורת מחשבה לוגית. כל חוסר אכפתיות ורצינות בתהליך זה עלול להשפיע ולגרום לחוסר דיוק במסמך, ולכן להטעות את המשתמשים והקוראים/צופים בו. בתחום עריכת הדין למשל, מוכרחים להשלים חלק מהתהליכים כהוכחה על ידי תכתובות חתומות והתאריך שבו נחתם המסמך. זאת בהתייחס לכללי חטיבת ה- ISO של ה ICS 01.140.40 וכן 35.240.30. למידע נוסף (4)(5). המסמך שמתפרסם צריך להיות בפורמט שאינו קל לשינוי ללא ידע או כלים ספציפיים וכן להיות נייד ובפורמט קריאה בלבד.
שעתוק	השעתוק מסמל את העותק הקרוב ביותר למקור המסמך. שעתוק של מסמך או תמונה היא מילת המפתח כאשר שוקלים להטמיע מערכת מידע. זה באמת נהדר שיש את היכולת להכניס נתונים למערכת, אך איך מתכוונים לייצא אותם מהפורמט הקיים? דוגמה לכך הם מסמכי תוכניות בנייה. מהו יהיה קנה המידה של התוכניות שנסרקו כאשר ידפיסו אותם?

עמידה בתקנים

בתחומי תעשייה רבים מפורסמים רשימת הסטנדרטים, כל תחום לפי עניינו, עבור בקרה וניהול של המסמכים. מתוך כך, קיימים מספר תקני ISO רלוונטיים כגון: 

FDUIICS 01.140.10 UFI 01.140.20. ב ISO גם מפורסמים הסטנדרטים הכוללים סדרה של מסמכים טכניים לפי תחום. ISO 2709 - מידע וניהול מסמכים - פורמט למידע מורחב ISO 15836 - בסיס האלמנטים במטה-דאטה ISO 15489 - ניהול רשומות ISO 21127 - אונטולוגיה של שינוי התרבות והמוצא של המידע ISO 23950 - אחזור מידע (Z39.50) - שירותי הגדרת אפליקציות ופרוטוקולים. ISO 10244 - ניהול תהליכים עסקיים וניתוח נתונים ISO 3200 - פורמט מסמך נייד 

בקרת מסמכים

 בדרישות הרגולציה הממשלתית קיימת דרישה שחברות הפועלות בתחומי תעשייה מסוימים יבצעו בקרה על המסמכים שלהם. תעשיות כאלו כוללות תחומים כגון: הנהלת חשבונות, מכוני איכות, מפעלים לאביזרים רפואיים, תרומות דם, תאי גזע אנושיים, רקמות, בריאות וטכנולוגיות מידע. בחלק מהתעשיות עובדים תחת מעקב קפדני של בקרת מסמכים לפי הדרישות הרגולטוריות, תלוי בסוג המידע שהם מאחזרים לשם שמירה על הפרטיות, האחריות או הדרישה לניהול איכות אחרת ברמה גבוהה. לדוגמה לארגון ה PHI - Protected Health Information נדרשת הבטחת איכות על ידי ה HIPAA או למסמכי הבנייה של פרויקט נדל"ן לפי תקופה. תוכנית אסטרטגית של מערכת מידע, יכולה לעצב את המידע הארגוני במדיה לתקופה ארוכת טווח.   

מסמכים המאוחסנים במערכת לניהול מסמכים כגון: הנחיות לתהליכים עסקיים ארגוניים, נוהלי עבודה והצהרות מדיניות, מספקים ראיות שהמסמכים אכן מבוקרים. כישלון בנושא בקרת המסמכים עלול לגרום לקנסות, הפסד לעסק או פגיעה במוניטין שלו. 

שילוב עם DM

שילוב של מערכות לניהול מסמכים כולל את הטכנולוגיה, הכלים והשיטות ללכידה, ניהול, אחסון, שמירה, שליחה (הפצה) וביעור של "מסמכים" ברמה חוצת ארגון. בהקשר הזה, "מסמכים" כוללים כל אחד מהנתונים העצומים בהיבטי המידע וכוללים תמונות, מסמכים משרדיים, מסמכי גרפיקה ושרטוטים כמו גם ישויות חדשות כגון דפי אינטרנט, תכתובות אימיילים, הודעות מיידיות וקטעי וידאו. 

תוכנה לניהול מסמכים

מסמכי הנייר שימשו עד כה לאחסון המידע. עם זאת, הנייר יקר, בזבזני ועם נטייה לסיכונים. תוכנה לניהול מסמכים היא לא רק כלי לניהול המידע, אלא מאפשרת למשתמש לגשת למערכת, לבצע עריכה ולעקוב אחר מידע מאוחסן. תוכנת ניהול מסמכים היא ארון אלקטרוני שניתן להשתמש בו כדי לארגן את כל הניירת והקבצים הדיגיטליים. התוכנה מסייעת לארגונים להמיר דפי נייר לקבצים דיגיטליים ולאחסן אותם בשרת אחסון אחד. תוכנה לניהול מסמכים מבוססת רשת, הופכת להיות מרכיב מרכזי של התעשייה וחלק בלתי נפרד ממנה.

קישורים חיצוניים

מדיה וקבצים בנושא מערכת ניהול מסמכים בוויקישיתוף

הערות שוליים

1. Biels, A History of Document Management, Biels.com, ‏18/07/2016
2. eFileCabinet, Short History of Document Management, www.efilecabinet.com, ‏27/08/2014