Mỗi ngày, có rất nhiều tác phẩm, nhiều tập tin được tải lên Wikipedia. Một dự án dài hạn ra đời nhằm mục đích di chuyển các tập tin có nội dung quảng bá, phân phát tự do cho cộng đồng, bao gồm cả hình ảnh và âm thanh, vào chung một địa điểm; Và Wikimedia Commons cung cấp vị trí lí tưởng cho các tập tin, cộng đồng có thể sử dụng tập trung, dùng chung tài nguyên trên tất cả các dự án gốc (Wikimedia Foundation). Dưới đây là những vấn đề cần xem xét khi thực hiện di chuyển đến Commons để phục vụ mục đích đó.
Các tập tin Commons có thể được sử dụng bởi bất kỳ dự án gốc nào, bao gồm Wikipedia bằng các ngôn ngữ. Điều này cho phép một tập tin chỉ cần tải lên một lần và duy trì cho tất cả các dự án sử dụng, thay vì hàng chục hoặc hàng trăm lần trên mỗi dự án. Trong thực tế, tại một số dự án, như Wikipedia tiếng Việt chẳng hạn, hoàn toàn chỉ sử dụng các tập tin lưu trữ trên Commons, và không lưu trữ các tập tin tại vi.wikipedia.
Tại Commons, các tập tin sắp xếp khá kỹ lưỡng, và đặt tất cả mọi thứ ở một nơi giúp giữ cho mọi thứ gọn gàng, dễ tìm kiếm.
Tập tin sẽ được giữ lại ở Commons cho dù có hay không được sử dụng để minh họa cho một bài viết. Trong khi với Wikipedia, không giống như Commons, không hỗ trợ lưu trữ các tập tin không sử dụng.
Commons sử dụng nhiều chính sách hạn chế về vấn đề bản quyền hơn so với dự án Wikipedia tiếng Việt, ví dụ, các hình ảnh có nội dung không tự do như hầu hết các hình ảnh nghệ thuật có bản quyền không được lưu trữ trên Commons. Commons chỉ chấp nhận các nội dung tự do Lưu ý rằng không giống như Wikipedia, là chỉ yêu cầu các tập tin được sử dụng miễn phí tại Hoa Kỳ, Commons yêu cầu các tập tin được sử dụng miễn phí ở cả Hoa Kỳ và quốc gia nơi tập tin có nguồn gốc (do đó, một bức tranh Pháp phải được tự do sử dụng ở cả Pháp và Hoa Kỳ).
Không chuyển các tập tin mà có nguồn gốc không rõ ràng và chưa được kiểm chứng.
"Tác phẩm do chính người tải lên tạo ra", (gọi ngắn là "nguồn tự tạo"), là nguồn phải được chấp nhận, tuy nhiên bạn cần phải nhận thức rằng "một lượng lớn các tập tin được dán nhãn là Tác phẩm do chính người tải lên tạo ra, khả năng cao là chỉ có một phần tư những người này được xác định là chắc chắn, còn lại là không". Một số sự đóng góp này, bao gồm cả không nắm rõ về quyền tác giả và lí do rằng "Tác phẩm do chính người tải lên tạo ra" là một lựa chọn mặc định có thể truy cập dễ dàng trong trình hướng dẫn (Thuật sĩ) tải lên.
Sai lầm phổ biến nhất liên quan đến khiếu nại của "nguồn tự tạo" liên quan đến những người chụp lại ảnh các tác phẩm nghệ thuật của người khác. Người sử dụng nghĩ rằng tôi đã chụp ảnh của bức tranh đó, hình ảnh là sở hữu của riêng tôi, mà không biết rằng chính bức ảnh họ chụp, theo Luật bản quyền, thì quyền tác giả cũng phải được gắn theo vào khi họ tải lên. Nếu bạn thuộc tình trạng như vậy như vậy, thử kiểm tra xem phần nội dung "quyền tác giả của nghệ thuật" đã hết hạn chưa. Nếu đã hết hạn, bạn có thể thêm một Biểu mẫu thứ hai, thường là PD-old-100, và đánh dấu Biểu mẫu áp dụng cho các bức tranh và áp dụng cho các bức ảnh của bức tranh. Minh họa bằng âm thanh nổi trong trang miêu tả tập tin nàycho thấy rõ điều này.
Nếu nguồn cũ là một trang web, thử kiểm tra xem liên kết có còn hoạt động không. Nếu liên kết bình thường, nó có thể đơn giản là để thiết lập lại một liên kết, nhưng nếu liên kết không được tìm thấy, thì không phải là một ý tưởng hay để chuyển các tập tin.
Nếu có nhiều tác giả, đều phải được trích dẫn. Nếu tập tin là 1 phát sinh của một tập tin trên 1 dự án WMF, tập tin đó phải được dẫn nguồn gốc, giấy phép của các tập tin mới phải tuân theo các hướng dẫn thiết lập theo giấy phép của các tập tin cũ (tức là nếu 1 tập tin phát hành dưới giấy phép 1 Chia sẻ Commons Creative tương tự, thì một dẫn xuất hay phiên bản của tập tin đó cũng phải được cấp phép với ít nhất một giấy phép Creative Commons Chia sẻ tương tự.)
Dự án WMF khác không được sử dụng như nguồn dẫn. Cần tìm từ các nguồn tin tải lên dự án đó, và thay vì sử dụng chúng.
Đôi khi bạn sẽ có thể đưa ra một yêu cầu cho "nguồn tự tạo" về một cái gì đó của một người nào và điều bạn biết, rằng nó là sai, hoặc ít nhất là nó có vấn đề. Nếu cảm giác của bạn nói rằng có cái gì đó là không đúng, sẽ là một sự thay đổi tốt cho một cái gì đó đang là không đúng.
Không chuyển các tập tin với các mẫu bản quyền không rõ ràng hoặc không chính xác.
Nếu không có biểu mẫu thông tin về tình trạng bản quyền trên trang mô tả tập tin thì không nên di chuyển nó. Bạn hãy dành thời gian để tìm ra những biểu mẫu cần thiết bằng cách đọc thông tin trên trang mô tả tập tin, và bạn có thể đặt trong các biểu mẫu thích hợp rồi "sau đó" mới chuyển nó. Như vậy sẽ tốt hơn.
Không di chuyển những tập tin có gán nhãn sử dụng hợp lý. Sử dụng hợp lý, có nghĩa là không hoàn toàn tự do/miễn phí.
KHÔNG XÓA NHỮNG HÌNH ẢNH ĐƯỢC BẢO HỘ. Nhưng bạn có thể tạo một bản sao tại Commons, và hình ảnh vẫn có thể dùng cho các dự án Wikimedia khác. Hình ảnh thường được tải lên tại địa phương và bảo vệ ở đây tại Wikipedia kể từ khi chúng được sử dụng trong giao diện hoặc trong một số biểu mẫu được sử dụng rộng rãi. Xóa các bản sao địa phương của một hình ảnh được sử dụng trong giao diện không phá vỡ mọi thứ.
Không di chuyển các tập tin đã có ghi chú cụ thể khi tải lên, rằng các tập tin của họ không được di chuyển vào Commons.
Một số thành viên muốn rằng thành quả công việc của họ được giữ nguyên trên Wikipedia, và không di chuyển để Commons. Nên tôn trọng ý muốn của họ; với hàng chục ngàn tập tin cần di chuyển giao, bớt đi một vài tập tin không là vấn đề. Khi muốn giữ lại công việc của họ, thì các biểu mẫu {{keeplocal}} hoặc {{Do not move to Commons}} được thiết kế cho mục đích đó..
Nếu bạn chưa hiểu về freedom of panorama, không nên truyền hình ảnh của các tòa nhà hoặc các tác phẩm điêu khắc vào Commons.
Nếu bạn không hiểu các điều khoản của giấy phép hoặc không chắc chắn việc sử dụng giấy phép đó đã đúng với tập tin hay không, bạn không nên chuyển tập tin cùng giấy phép đó..
Cuối cùng, nếu một tập tin đang chờ xóa, cũng không được di chuyển nó. Một số cuộc thảo luận xóa để "Di chuyển đến Commons", tuy nhiên trong khi các mẫu thông báo màu đỏ đang được hiển thị, các tập tin vẫn nên giữ nguyên.
"Kinh nghiệm tốt nhất" là sử dụng CommonsHelper (Công cụ hỗ trợ Di-chuyển-lên-Commons), một công cụ trên nền Toolserver, để hỗ trợ di chuyển. Công cụ này sẽ tự động tạo ra tất cả các thông tin cần thiết mà bạn cần phải thực hiện khi di chuyển. Nếu bạn đăng nhập, công cụ này sẽ di chuyển các tập tin riêng mà bạn đã tải lên, có nghĩa là bạn không phải lưu nó vào máy tính của bạn và tải lại nó.
Một cách tiện dụng cho hiệu quả di chuyển các tập tin Commons là sử dụng một bookmarklet. Ở dưới cùng của trang này là một bookmarklet mà bạn có thể sử dụng, trong phần "Công cụ".
Cả hai trong số này có xu hướng để lại một mớ hỗn độn phía sau chúng. Một khi các công cụ đã kết thúc việc di chuyển các tập tin, xem qua công việc của chúng và loại bỏ bất kỳ bit ngẫu nhiên trong các mẫu bị hỏng (thường nhận được {{{1}}} màu đỏ); Bạn có thể cũng muốn hoặc cần phải loại bỏ một số thông tin từ Tiêu bản: Thông tin, như các công cụ để đưa thông tin càng nhiều càng tốt, bao gồm cả thông tin có thể không thuộc về Tiêu bản đó.
Khi bạn đã hoàn thành chuyển giao các tập tin commons, hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng Tiêu bản {{Now Commons}} trên các tập tin Wikipedia trước đó để xóa chúng. Đối với các hình ảnh với cùng tên ở đó và ở Commons, sử dụng chỉ dẫn {{Now Commons}}. Đối với các hình ảnh với khác tên ở đó và ở Commons, sử dụng chỉ dẫn {{Now Commons|Tên tập tin mới}}.
Hãy chắc chắn rằng bạn đang tải lên các hình ảnh độ phân giải cao nhất hiện có. Nếu ảnh đã được chụp từ một trang web, nó phái đáng giá để bạn bỏ thời gian xem lại nguồn. Một lợi thế là Hầu như không có trường hợp nào phải giảm kích thước của hình ảnh sử dụng miễn phí. Trợ giúp Commons sẽ không co lại hoặc chỉnh sửa hình ảnh mà chỉ hỗ trợ bạn trong việc di chuyển.
Xin vui lòng thử lựa chọn hình ảnh bạn sẽ chuyển sang Commons để có ít nhất một Thể loại; Có rất nhiều Thể loại có sẵn trên Commons. Điều này giúp người khác dễ dàng tìm thấy những hình ảnh sau đó, và được nâng giá trị của hình ảnh.
Nếu bạn có thể biết chắc chắn các giấy phép cụ thể hơn các giấy phép chung, bạn nên chọn giấy phép cụ thể.
For the Common Good, một công cụ di chuyển Commons cho phép tải về dùng trên nền Windows, được thiết kế cho phép giải quyết bổ sung các công việc tồn đọng chưa làm được