Tổng quan về vị trí Event Planner trong một sự kiện

Event Planner là ai trong một công ty tổ chức sự kiện?

Event Planner đảm nhận xây dựng kế hoạch tiền sự kiện (pre-event) đến giai đoạn hậu sự kiện (post-event)

Với những công ty có quy mô không quá lớn, Event Planner cũng có thể là một Account – người làm việc trực tiếp với khách hàng trong quá trình tiếp nhận và tổ chức sự kiện.
Vậy trong một sự kiện, Event Planner là ai?
Event Planner là người kể chuyện

Họ chịu trách nhiệm hiểu những gì khách hàng muốn, từ đó thiết kế một sự kiện đáp ứng các mong muốn đó. Họ lên ý tưởng sự kiện, tạo bố cục, xây dựng chủ đề, concept và thực hiện hóa thông điệp – “linh hồn” của sự kiện.

Từ đó họ sẽ thực hiện “kể câu chuyện” đó thông qua bản proposal. Họ có thể phối hợp với nhóm design để thiết kế proposal, hoặc trực tiếp thiết kế và trình bày nội dung sự kiện tới khách hàng.

Do vậy, có thể nói Event Planner chính là người kể một câu chuyện cho những người tham dự sự kiện. Những sự kiện có câu chuyện để kể sẽ luôn là sự kiện để lại ấn tượng đáng nhớ.


“Các sự kiện nên có tính kích thích, tạo ra những cảm giác đặc biệt cho khách hàng và tạo nên tác động đến tất cả các giác quan. Dù cho đó là sự kiện dành cho cặp đôi, thương hiệu hay sản phẩm, sự kiện nên kể một câu chuyện đặc biệt cho mỗi vị khách đi qua.”

– Kristin Banta (Event Planner nổi tiếng người Mỹ)

Kristin Banta – Event & Wedding Planner của năm 2023 tại Lễ trao giải GALA quốc tế
Event Planner hay nhà quản lý đa năng

Sau khi tạo được câu chuyện cho sự kiện, Event Planner sẽ lên kế hoạch tổng thể, kế hoạch chi tiết và phối hợp cùng các bộ phận khác để quản lý và triển khai sản xuất.

Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:Quản lý và lập ngân sách:

Mỗi sự kiện được tổ chức đều trong phạm vi ngân sách cụ thể theo mong muốn của khách hàng. Do vậy, Event Planner cần sở hữukhả năng quản lý tài chính, tư duy phản biện, khả năng sáng tạo và tính toán để đáp ứng được phạm vi ngân sách đó.Quản lý nhân sự:

Event Planner là người sắp xếp, phân công điều phối nhiệm vụ và chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân sự trong sự kiện. Đối với những vị trí chưa có sẵn như MC, nghệ sĩ biểu diễn,… họ cũng là những người tìm kiếm và quản lý những nhân sự đó.

Trong trường hợp xảy ra bất cứ vấn đề nào, Event Planner sẽ là người đứng ra giải quyết.Quản lý kế hoạch và kịch bản chương trình:

Đối với mỗi sự kiện, Event Planner sẽ có nhiệm vụ xây dựng khung chương trình (agenda), master plan và các loại kịch bản khác nhau. Việc này đảm bảo ekip tổ chức nắm được toàn bộ nội dung và triển khai theo đúng kế hoạch.

Các hạng mục bao gồm thời gian, địa điểm, nội dung chi tiết chương trình, kịch bản MC, kịch bản vận hành kỹ thuật, kế hoạch dự phòng xử lý rủi ro phát sinh,…

Event Planner quản lý từ tài chính, nhân sự đến kế hoạch, kịch bản chương trình
Event Planner cũng là một nhà ngoại giao

Bởi vì họ cũng có nhiệm vụ tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ và làm việc trực tiếp với các bên liên quan ngoài tổ chức.

Họ có một mạng lưới các nhà đầu tư, nhà thầu, nhà cung cấp các địa điểm, thực phẩm, điều phối viên,… đáng tin cậy để có thể hợp tác. Họ xây dựng mối quan hệ cùng có lợi với các doanh nghiệp trong ngành lân cận và nhận được sự giới thiệu từ các đối tác hài lòng.

“Con người của mọi người” có thể mô tả chính xác về vòng tròn quan hệ của một Event Planner

Trong mỗi sự kiện, Event Planner chính là cầu nối giúp trao đổi và điều phối thông tin giữa các bên. Họ là mắt xích quan trọng để toàn bộ các bên cùng nhau phối hợp nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Event Planner cũng sẽ là người phân tích và tổng kết mức độ thành công của sự kiện sau khi được tổ chức

Họ sẽ viết báo cáo, trình bày rõ các nội dung như tiến độ công việc, nhiệm vụ của từng thành viên, mức độ hiệu quả công việc. Họ cũng cần so sánh chi phí thực tế với chi phí dự trù ban đầu. Đồng thời đo lường sự thành công của sự kiện dựa trên các tiêu chí định tính và định lượng.

Đối với khách hàng, họ sẽ cần báo cáo chi tiết các thông tin và số liệu liên quan đến toàn bộ sự kiện. Họ phân tích hành vi của các thành viên khán giả trực tuyến, đo lường mức độ tương tác trực tiếp của khán giả trực tiếp.

Từ những chỉ số đó, họ có thể rút ra những kinh nghiệm thực tiễn để cải thiện và phát huy các sự kiện trong tương lai.

Event Planner là ai trong một công ty tổ chức sự kiện?

Event Planner đảm nhận xây dựng kế hoạch tiền sự kiện (pre-event) đến giai đoạn hậu sự kiện (post-event)

Với những công ty có quy mô không quá lớn, Event Planner cũng có thể là một Account – người làm việc trực tiếp với khách hàng trong quá trình tiếp nhận và tổ chức sự kiện.
Vậy trong một sự kiện, Event Planner là ai?
Event Planner là người kể chuyện

Họ chịu trách nhiệm hiểu những gì khách hàng muốn, từ đó thiết kế một sự kiện đáp ứng các mong muốn đó. Họ lên ý tưởng sự kiện, tạo bố cục, xây dựng chủ đề, concept và thực hiện hóa thông điệp – “linh hồn” của sự kiện.

Từ đó họ sẽ thực hiện “kể câu chuyện” đó thông qua bản proposal. Họ có thể phối hợp với nhóm design để thiết kế proposal, hoặc trực tiếp thiết kế và trình bày nội dung sự kiện tới khách hàng.

Do vậy, có thể nói Event Planner chính là người kể một câu chuyện cho những người tham dự sự kiện. Những sự kiện có câu chuyện để kể sẽ luôn là sự kiện để lại ấn tượng đáng nhớ.


“Các sự kiện nên có tính kích thích, tạo ra những cảm giác đặc biệt cho khách hàng và tạo nên tác động đến tất cả các giác quan. Dù cho đó là sự kiện dành cho cặp đôi, thương hiệu hay sản phẩm, sự kiện nên kể một câu chuyện đặc biệt cho mỗi vị khách đi qua.”

– Kristin Banta (Event Planner nổi tiếng người Mỹ)

Kristin Banta – Event & Wedding Planner của năm 2023 tại Lễ trao giải GALA quốc tế
Event Planner hay nhà quản lý đa năng

Sau khi tạo được câu chuyện cho sự kiện, Event Planner sẽ lên kế hoạch tổng thể, kế hoạch chi tiết và phối hợp cùng các bộ phận khác để quản lý và triển khai sản xuất.

Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:Quản lý và lập ngân sách:

Mỗi sự kiện được tổ chức đều trong phạm vi ngân sách cụ thể theo mong muốn của khách hàng. Do vậy, Event Planner cần sở hữukhả năng quản lý tài chính, tư duy phản biện, khả năng sáng tạo và tính toán để đáp ứng được phạm vi ngân sách đó.Quản lý nhân sự:

Event Planner là người sắp xếp, phân công điều phối nhiệm vụ và chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân sự trong sự kiện. Đối với những vị trí chưa có sẵn như MC, nghệ sĩ biểu diễn,… họ cũng là những người tìm kiếm và quản lý những nhân sự đó.

Trong trường hợp xảy ra bất cứ vấn đề nào, Event Planner sẽ là người đứng ra giải quyết.Quản lý kế hoạch và kịch bản chương trình:

Đối với mỗi sự kiện, Event Planner sẽ có nhiệm vụ xây dựng khung chương trình (agenda), master plan và các loại kịch bản khác nhau. Việc này đảm bảo ekip tổ chức nắm được toàn bộ nội dung và triển khai theo đúng kế hoạch.

Các hạng mục bao gồm thời gian, địa điểm, nội dung chi tiết chương trình, kịch bản MC, kịch bản vận hành kỹ thuật, kế hoạch dự phòng xử lý rủi ro phát sinh,…

Event Planner quản lý từ tài chính, nhân sự đến kế hoạch, kịch bản chương trình
Event Planner cũng là một nhà ngoại giao

Bởi vì họ cũng có nhiệm vụ tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ và làm việc trực tiếp với các bên liên quan ngoài tổ chức.

Họ có một mạng lưới các nhà đầu tư, nhà thầu, nhà cung cấp các địa điểm, thực phẩm, điều phối viên,… đáng tin cậy để có thể hợp tác. Họ xây dựng mối quan hệ cùng có lợi với các doanh nghiệp trong ngành lân cận và nhận được sự giới thiệu từ các đối tác hài lòng.

“Con người của mọi người” có thể mô tả chính xác về vòng tròn quan hệ của một Event Planner

Trong mỗi sự kiện, Event Planner chính là cầu nối giúp trao đổi và điều phối thông tin giữa các bên. Họ là mắt xích quan trọng để toàn bộ các bên cùng nhau phối hợp nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Event Planner cũng sẽ là người phân tích và tổng kết mức độ thành công của sự kiện sau khi được tổ chức

Họ sẽ viết báo cáo, trình bày rõ các nội dung như tiến độ công việc, nhiệm vụ của từng thành viên, mức độ hiệu quả công việc. Họ cũng cần so sánh chi phí thực tế với chi phí dự trù ban đầu. Đồng thời đo lường sự thành công của sự kiện dựa trên các tiêu chí định tính và định lượng.

Đối với khách hàng, họ sẽ cần báo cáo chi tiết các thông tin và số liệu liên quan đến toàn bộ sự kiện. Họ phân tích hành vi của các thành viên khán giả trực tuyến, đo lường mức độ tương tác trực tiếp của khán giả trực tiếp.

Từ những chỉ số đó, họ có thể rút ra những kinh nghiệm thực tiễn để cải thiện và phát huy các sự kiện trong tương lai.